Tapahtuman järjestäjän kannattaa aina etukäteen suunnitella, miksi ja kenelle tuleva tapahtuma järjestetään. Tapahtumien avulla voidaan pyrkiä viihdyttämään paikan päälle tulevaa yleisöä, tapahtuman avulla voidaan kertoa tietoa jostakin yleisesti tärkeästä asiasta tai järjestettävä tilaisuus voi olla tapahtuma, jonka avulla palkataan työntekijöitä työtä tarjoavan yrityksen käyttöön.
Tapahtumamarkkinoinnin tavoitteiden asettaminen
Kohderyhmä/ kohderyhmät kannattaa miettiä jo ennalta, samoin tapahtuman sisältö ja erityisesti tärkein, eli kuinka monta henkilöä tapahtumassa tulee esiintymään. Minkä alan ihmisille tapahtuma on suunnattu vai onko tapahtuma avoin kaikille? Onko tapahtuma ”vain aikuisille tai tietyn ikäisille henkilöille?” Voivatko lapset tulla tapahtumaan mukaan tai onko tapahtuma suunnattu juuri lapsille ja nuorille? Tapahtuma voi myös kannustaa ihmisiä tekemään hyvää yhteistyötä, eli ”puhaltamaan yhteen hiileen.”
Yrityksille, yhteisöille ja järjestöille suunnatut tapahtumatilaisuudet voivat koskea esimerkiksi yrityksen koko hallintoa, eli myyntihenkilöstöä, sisällöntuotantoa, markkinoinnista vastaavia henkilöitä ja koko yrityksen hallintoa. Käytännön tasolla esimerkiksi yksittäinen, mutta tunnettu jääkiekkoseura voi olla tapahtumamarkkinoinnin kohde, jonka tulevia otteluita tai pelaajia voidaan markkinoida sekä paikallisesti että myös valtakunnan tasolla. Tarvittaessa mainontaa/ markkinointia voidaan suunnata myös ulkomaille.
Kohderyhmän tarpeiden ja mielenkiinnon herättäminen
Usein yrittäjä haluaa luonnollisesti markkinoida omaa yritystään ja yrityksen valmistamia tuotteita tai tuottamia palveluita. Joskus on kuitenkin viisasta suunnata markkinointi vastaamaan kohderyhmän tarpeita eli ihmisiä, joita halutaan jatkossakin palvella.
Viestinnän merkityksen muistaminen
Kohderyhmälle viestiminen on olennaisen tärkeää koko tapahtuman ajan, eli suunnittelusta tapahtuman loppuun asti. Tapahtumasta kertominen eri medioissa ja suullisesti hyvissä ajoin etukäteen on ensiarvoisen tärkeää. Tapahtumasta voi kertoa etukäteen verkossa sekä paikallisissa että valtakunnallisissa medioissa tapahtuman luonteesta riippuen. Onko tapahtuman tarkoitus viihdyttää tai jakaa tietoa? Suunnataanko tapahtuma yrityksen nykyisille ja tuleville asiakkaille vai yrityksen kannalta tärkeille yhteistyökumppaneille?
Onnistumisen mittaaminen
Muista, että kaikki paikalle kutsutut eivät aina pääse osallistumaan tilaisuuteen, ota siis valokuvia ja videoita tilaisuudesta ja esitä niitä vaikka sosiaalisessa mediassa. Tapahtuman jälkeen on mukava pyytää palautetta vaikkapa uutiskirjeen muodossa tai asiakastyytyväisyystutkimuksen avulla. Asiakkaat ja mahdollinen tilaisuudessa ollut kohderyhmä kertovat varmasti mielellään, mikä tilaisuudessa oli hyvää, mitä asioita pitää parantaa, eli käytännössä missä onnistuttiin ja missä asioissa yrityksen pitää vielä kehittyä.